個人情報の取り扱い

■個人情報の取り扱い

 興亜エレクトロニクス株式会社(以下「当社」といいます)は、お客様、お取引先様、株主・投資家の皆様等の個人情報について、個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」といいます)その他個人情報保護に関する諸法令に関し個人情報保護委員会および所管官庁が公表するガイドライン、各国・地域の関係法令、当社の社内規程及び本ポリシー等を遵守し、以下のとおり適正に取り扱います。

(個人情報の取り扱い)
1.本ポリシーにおいて「個人情報」とは、個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別できるものまたは個人識別符号(個人情報保護法第2条第2項)が含まれるものをいいます。収集したお客様に関する情報には、単独のままでは特定の個人を識別できない情報もありますが、他の情報と組み合わせることにより、特定の個人を識別できる場合、かかる情報は組み合わせて扱われる範囲においてすべて「個人情報」として扱われます。

(個人情報の利用目的)
2.当社は、法令に定める場合を除き、個人情報を取得させていただく際には、利用目的を明示、通知又は公表した上で、必要な範囲の個人情報を取得し、その利用目的の範囲内で利用いたします。利用目的達成後には当該個人情報を遅滞なく消去するよう努めるものといたします。当社の個人情報の利用目的については、以下の通りとします。
(1) お客様・お取引先様の個人情報
・当社の製品及びサービスの提供またはそれらに関する情報提供
・当社の製品及びサービスに関するサポート・メンテナンスの提供
・当社の製品及びサービスに関する市場調査、製品開発、サービスの向上
・当社が管理するウェブサイトの企画・改良
・展示会等のご案内・運営等の広報・販売促進活動
・当社の施設への入退室及び機器の管理
・各種お問い合わせ等に対する回答及び連絡
・商談・打合せの実施及び連絡
・業務上・取引上の連絡
・受託業務の遂行
・契約の交渉、締結、義務の履行及び契約上のご請求、お支払等の処理
・法令、規則等を遵守するため
・個人情報を取得する際に明示した目的
・その他上記各事項に関連する業務
(2) 株主様の個人情報
・各種法令に基づく株主のデータ作成等の管理業務
・会社法等関係法令に基づく権利の行使・義務の履行
・株主様と当社双方の関係を円滑にするための各種方策の実施・便宜の提供
・その他上記各事項に関連する業務
(3) 採用に関する個人情報
・当社における採用条件の検討・決定、採否の検討・決定、採用に関連する連絡・お問合せへの対応
・インターンシップの実施及び連絡
・採用に関するアンケート調査
・採用活動・インターンシップに関し、個人情報を取得する際に明示した目的
・その他上記各事項に関連する業務

上記目的のほか、当社では、当社が取得したお客様・お取引先様・株主様・採用応募者の情報を、以下のように使用することがあります。この場合、活用又は提供される情報にはお客様・お取引先様・株主様・採用応募者個人が特定される情報は含まれません。
(1)統計的に処理し、活用すること
(2)特定の個人を識別することができないように加工して、当社の子会社・関連会社、当社販売会社又は当社の取引企業に提供すること

(個人情報の取得)
3.当社は、個人情報を取得する際は、あらかじめ取り扱う個人情報の項目、利用目的、お問い合わせ窓口等の必要な情報を明示し、ご本人の同意を得るよう努めます。個人情報に人種・信条等の要配慮個人情報が含まれる場合には、法令により認められた場合を除き、ご本人の同意を得ることなく個人情報を取得しません。第三者から個人情報を取得する場合であって、法令上、第三者提供を受ける際の確認義務および記録作成義務が発生する場合には、これを遵守します。

(安全管理措置)
4.当社は、個人情報を利用目的の範囲内で正確・完全・最新の内容に保つよう努め、不正なアクセス、漏えい、改ざん、滅失、き損等を防止するため、現時点での技術水準に合わせた必要かつ適切な安全管理措置を講じ、必要に応じて是正してまいります。

(委託先の監督)
5.当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取り扱いを他の当社グループ会社または第三者に委託する場合があります。その場合、当社の社内規程に基づき、適切な安全管理措置を講じます。また、第三者への業務委託に関しては、個人情報の取り扱いにつき、契約等を通じて、しかるべき安全管理が図られるようにします。外国にある第三者に業務委託を行う場合であって、法令上、記録作成義務が発生する場合には、これを遵守します。

(個人情報の第三者への開示・提供)
6.当社は、以下の場合を除き、第三者へ個人情報の開示・提供をいたしません。
(1)ご本人様の同意がある場合
(2)法令に基づく場合
(3)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難であるとき。
(4)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難であるとき。
(5)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(6)利用目的の達成に必要な範囲内において、当社が業務委託先に業務の一部又は全部を委託する場合(この場合、当社が責任者となり適切な管理を行います。)。
(7)合併その他の事由による事業の承継を行う場合。
(8)「8.個人情報の共同利用」記載の共同利用を行う場合(この場合、当社が責任者となり適切な管理を行います。)。

(個人情報の共同利用)
7.当社は、「2.利用目的」を達成するために、個人情報を当社のグループ会社との間で共同利用することがあります。なお、海外のグループ会社については、個人情報保護法第24条の「個人情報保護委員会規則で定める基準に適合する体制」ないしはそれに準ずる体制を整備している会社との間でのみ共同利用いたします。

(1)共同利用する個人情報の項目
氏名、連絡先に関する情報(住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス等)、勤務先に関する情報(所属会社、部署名、役職名等)、お問い合わせ内容、ご依頼内容、商品購入に関する情報(購入履歴等)、契約に関する内容
(2)共同利用する者の範囲
当社のグループ会社

※当社のグループ会社
KOA株式会社
真田KOA株式会社
興亜化成株式会社
鹿島興亜電工株式会社
興亜販売株式会社
KOA SPEER ELECTRONICS, INC.(アメリカ)
KOA Europe GmbH(ドイツ)
VIA electronic GmbH(ドイツ)
KOA DENKO(MALAYSIA)SDN.BHD.(マレーシア)
KOA DENKO (S) PTE.LTD.(シンガポール)
上海興亜電子元件有限公司(中国)
上海可爾電子貿易有限公司(中国)
興和電子(太倉)有限公司(中国)
無錫興和電子陶瓷有限公司(中国)
KOA ELECTRONICS (H.K.) LTD.(香港)
DAH HSING ELECTRIC CO., LTD.(台湾)
KOA KAOHSIUNG CORPORATION(台湾)

(3)共同利用する個人情報の管理について責任を有する者の名称
当社

(個人情報に関するお問い合わせ等)
8.当社は、個人情報の保護に関する法律に基づき、当社が保有する個人情報に関して、ご本人様または代理人から開示、訂正等のご請求があった場合には、適切に対応いたします。開示、訂正等のご請求方法につきましては、以下のとおりとします。
(1) 下記のお問い合わせ窓口にご連絡ください。
(2) お問い合わせ内容を確認させていただき、当社より開示・訂正等の請求書をお送りいたします。
※ その際、開示・訂正等の請求書・請求方法案内状を発送するために、氏名・住所等をお伺いします。
(3) 開示・訂正等の請求書の到着後、当該請求書に必要事項をご記入の上、ご本人または代理人を確認するための書類を同封して請求方法案内状記載の宛先にご郵送ください。
①ご本人を確認するための書類:運転免許証のコピー、住民票の写し等。
②代理人を確認するための書類:請求されるご本人様からの委任状(ご本人様の実印を押印)、印鑑証明書の原本と代理人に関する本人確認書類(上記①)を追加して同封をお願いいたします。
行政機関等で本人確認書類を入手する際の手数料、コピー代及びご郵送に係る費用は請求されるご本人様のご負担となります。
(4) 上記書類の受領後、2週間を目処に当社より書面にてご回答いたします。
(5) お問い合わせ窓口
総務グループ 0260-22-2261 受付時間 9:00~17:00

(体制強化、教育等)
9.当社は、個人情報を適切に取り扱うために、個人情報統括管理責任者の設置、内部規程の整備、役員および従業員への教育ならびに適正な内部監査の実施等を通じて、本ポリシーの見直しを含めた社内体制の継続的強化・改善に努めます。

■Cookie、Webビーコン、IPアドレスの利用

興亜エレクトロニクス株式会社が運営するWebサイト(以下、弊社サイトといいます)において、Cookie(注1)、Webビーコン(注2)およびIPアドレス(注3)を使用することがあります。
使用する目的は次の通りです。

弊社サイトや電子メール等からのご案内の内容をご利用者向けに配信するため
個人情報を登録していただいたご利用者の今後のサービス向上をめざし、ご本人の閲覧履歴やアンケート結果などをマーケティング活動に活用するため
弊社サイト利用内容の統計資料作成のため
弊社サイトに障害が発生した際の原因究明

ご利用者様は、ブラウザーの設定にてCookie利用を拒否することにより、弊社サイトによるCookieおよびWebビーコンの利用を拒否することができます。
ただし、その場合、前述の目的の一部が実現できなくなるため、弊社サイトの利用できない機能が発生するなどの制約が生じることがあります。

注1 :
Cookieとは、Webサイトの一部の情報をブラウザ側に保管することにより、次回以降のWebサイトを効率的に利用できるように、サーバーがご利用者のブラウザーに送信し、ブラウザー側に保持される情報を指します。
注2 :
Webビーコンとは、Cookie等を利用して特定のWebページへのアクセスについて接続日時などの統計情報を取得するための技術を指します。
注3 :
IPアドレスとは、ネットワーク上のコンピューターを特定する一意の番号のことを指します。

■サービス向上等のためのアクセス解析ツールの利用
興亜エレクトロニクス株式会社は、ご利用者へのサービス向上のため、アクセス解析ツールを利用して、弊社サイトにおける利用状況の統計情報を収集することがあります。アクセス解析ツールは、Cookieを利用して、弊社サイトへのアクセス情報を収集します。